เชื่อว่าการพรีเซนต์ในยุคสมัยปัจจุบันคงไม่พ้นเครื่องมืออย่าง Microsoft PowerPoint หรือ Google Slides แต่รู้หรือไม่ว่าการจัดวางสไลด์นั้นมีแบบการจัดวางมาตรฐานที่สามารถนำไปใช้ได้ในทุกสถานการณ์ ตั้งแต่ห้องเรียนยันห้องประชุม
เสมือนหนังสือในร้านขายหนังสือ การมีหน้าปกที่สวยสามารถช่วยดึงดูดผู้ฟังและสร้างความประทับใจได้ตั้งแต่วินาทีแรก คุณสามารถเลือกใช้ Template หน้าปกที่มากับ PowerPoint หรือ Google Slides หรือหาแบบอย่างจากเว็บต่าง ๆ ที่สำคัญคือควรเลือกใช้รูปภาพที่สอดคล้องกับหัวข้อที่กำลังจะพูดถึง รวมไปถึงการเลือกใช้ชื่อหัวข้อที่สื่อใจความได้อย่างชัดเจน
ให้ทำการแนะนำตัว (ในกรณีที่ผู้ฟังไม่คุ้นเคยกับผู้บรรยาย) และนำเสนอหัวข้อหลักของการบรรยายด้วยการแนะนำหัวข้อที่จะมานำเสนอ
การพรีเซนต์ที่ดีคือการสื่อสารสาระสำคัญให้ผู้ฟังได้เข้าใจตั้งแต่วินาทีแรก ถ้าผู้บรรยายเสียเวลากับการ “ปูเรื่อง” นานเกินไป ก็อาจทำให้ผู้ฟังเสียความสนใจได้อย่างรวดเร็ว เพราะฉะนั้นสไลด์ที่ 2 ควรประกอบไปด้วยเนื้อหาสรุปใจความสำคัญจากแต่ละสไลด์ที่จะตามมา
ใช้การเรียบเรียงด้วย Bullet points และการจัดเรียงประโยคที่อ่านเข้าใจได้ง่าย กระชับ ได้ใจความ ทำการพูดนำเสนอให้ผู้ฟังได้ยินอย่างชัดเจนว่าการพรีเซนต์ของคุณจะมีใจความสำคัญอะไรบ้าง
ในสไลด์ที่ 3 ถึง 5 (หรือสามารถมีมากกว่านี้ตามความเหมาะสม) จะเป็นการนำเสนอและบรรยายเนื้อหาอย่างลึกซึ้ง ซึ่งผู้บรรยายจะต้องใช้หลักฐานที่ได้มาจากการวิจัยหรือค้นคว้าและนำมาสนับสนุนใจความที่ต้องการจะสื่อ สามารถใช้รูปภาพ, bullet points, infographics, mind map ฯลฯ เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ฟังในการรับสาร
ที่สำคัญที่สุด สไลด์เนื้อหาควรมีการอ้างอิงแหล่งข้อมูลที่ชัดเจนและน่าเชื่อถือ และควรระวังการใช้ infographics, mind map, animation หรือรูปภาพที่ดูเยอะเกินไปจนทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิ
เคล็ดลับของการจัดสไลด์เนื้อหา:
- ในหัวข้อ Heading ให้เขียนเป็นประโยคสั้น ๆ เพื่อสรุปใจความหลักของสไลด์นั้น ๆ
- ทุกอย่างบนสไลด์จะต้องมีจุดประสงค์ ถ้าสิ่งที่อยู่บนสไลด์ไม่ได้ช่วยสื่อสารข้อความให้ดีขึ้นหรือช่วยให้สไลด์ดูเป็นระเบียบ สิ่งนั้นก็ไม่ควรจะอยู่บนสไลด์ของคุณ
- เว้นพื้นที่ว่างบนสไลด์เพื่อไม่ให้ดูอึดอัด
- สไลด์เนื้อหาไม่ควรเป็นเพียงแค่การสรุปหรือรายงานข้อเท็จจริงแบบผ่าน ๆ แต่ควรเป็นการให้ข้อคิดหรือมุมมองเชิงลึกที่ผู้ฟังไม่อาจสามารถสรุปได้เองเพียงลำพัง
ในสไลด์สุดท้ายเรามักจะถูกแนะนำว่าให้สรุปสั้น ๆ อีกรอบก่อนจบการพรีเซนต์ ซึ่งก็ไม่ผิดแต่อย่างใด แต่ถ้าคุณอยากให้การบรรยายของคุณมีคุณค่าแล้วล่ะก็ คุณต้องมี "Action plan" หรือแผนการดำเนินการสำหรับผู้ฟัง ซึ่ง Action plan สามารถเป็นไอเดียคร่าว ๆ หรือการชักชวนให้ผู้ฟังมาเข้าร่วมอุดมการณ์ของคุณ Action plan จะเหมาะกับสถานการณ์ที่คุณต้องการปิดการขาย การเสนอโครงการงาน การเสนอโปรเจคสำคัญ หรือแม้แต่การพรีเซนต์เพื่อโน้มน้าวคน แต่อาจจะไม่เหมาะกับการพรีเซนต์รายงานข้อมูลที่ไม่จำเป็นต้องโน้มน้าวหรือชักจูงใคร